Leistungsangebot

HP-DigiTax – Oder übersetzt: Digitale Steuern. Wir unterstützen Sie den nächsten Schritt in Richtung Zukunft zu gehen, den Prozess rund um das Thema Steuern zu digitalisieren und eine einfache und schnelle Prozessabwicklung mit Ihrem Steuerberater zu erzielen.

Der digitale Fortschritt bringt immer mehr Möglichkeiten mit sich, alte Prozessstrukturen zu durchbrechen, diese neu zu definieren und langfristig zu sichern, mit dem Ziel der Optimierung und Kostenreduzierung.

Wir möchten Sie auf dem Weg in die Zukunft begleiten!

Prozessoptimierung

Belegdigitalisierung und einfaches Bezahlen über Bankanbindung in Unternehmen online

Unternehmen online

Verfahrensdokumentation

Unternehmensspezifische Verfahrensdokumentation nach Vorgabe der GoBD

Mehr Informationen

Service & Support

Beratung, Einrichtung und Unterstützung bei der Umsetzung

Betreuung

Prozessoptimierung

Ziel: »Papierloses Büro«

Nachhaltigkeit in Unternehmen ist ein zentrales Thema, das immer stärker an Bedeutung gewinnt. Während die Digitalisierung voranschreitet und viele Dinge im Geschäftsleben sich online per E-Mail oder mit einem Online Geschäftskonto erledigen lassen, ersticken Unternehmer immer noch in der guten alten Briefpost, unzählbaren Ausdrucken und Aktenordnern oder Notizzetteln.

Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, Ihnen einen Weg und Möglichkeiten aufzuzeigen, wie Sie Ihr Unternehmen auf die Zukunft ausrichten und papierlos arbeiten können.

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf!

Vorteile

  • Zugriff und Verfügbarkeit der Akten von überall
  • Einsparen von Kosten für Drucker, Papier, Toner, Tinte, Wartung des Druckers, Versand von Dokumenten etc.
  • Eine einfachere Kommunikation und schnellere Entscheidungswege
  • Umweltschutz: Wer weniger Papier benutzt, schützt die Bäume und hilft die CO2-Bilanz zu senken
  • Virtuelle Zusammenarbeit mit mehreren Personen oder Teams möglich durch Cloud Sharing
  • Vereinfachte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder Behörden

»There is no alternative to digital transformation. Visionary companies will carve out new strategic options for themselves — those that don’t adapt, will fail.«

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»Es gibt keine Alternative zu digitaler Transformation. Zukünftige Unternehmen werden neue strategische Optionen für sich herausarbeiten – diejenigen, die sich nicht anpassen, werden scheitern.«

– Jeff Bezos, Amazon

Unternehmen online

Digitale Belege

Eine der zentralen Bestandteile von Unternehmen online, ist die Funktion der digitalen Belege. Doch zunächst zur Begriffsklärung. Ein digitaler Beleg ist ein digitalisierter Papierbeleg, also zum Beispiel eine Eingangsrechnung, die in Papierform empfangen und anschließend eingescannt oder abfotografiert wurde. Das Resultat auf dem Display (Die erzeugte Datei) ist somit der digitale Beleg.
Unternehmen online bietet Ihnen nun die Möglichkeit, digitale Belege (Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kassenbelege etc.) einzuscannen und dem Steuerberater zur Verfügung zu stellen. Sie können sich somit lästiges Sortieren der Belege und den Weg in die Kanzlei sparen, da das Steuerbüro auf die von Ihnen eingescannten Belege zugreifen und diese in DATEV buchen kann.

Digitales Kassenbuch

Ein Kassenbuch erfasst alle Bargeldbewegungen eines Unternehmens – Einnahmen wie Ausgaben. Es verschafft einen Überblick über den Bargeldbestand der Geschäftskasse und dokumentiert die Geschäftsvorfälle anhand von Buchungsbelegen.
Unternehmen online bringt neben der Digitalisierung von Belegen auch die Möglichkeit mit das Kassenbuch mittels Kassenbuchsoftware und somit digital zu führen. Kasseneinnahmen und -ausgaben können mit wenigen Klicks dokumentiert, mit den digitalisierten Kassenbelegen verknüpft und dem Steuerberater unmittelbar zur Verfügung gestellt werden.

Direkte Banküberweisung

Um einen guten Überblick und Kontrolle über Ihre Bankkonten zu haben, sollten Sie Ihre Kontobewegungen immer im Blick behalten. Unternehmen online bietet Ihnen mit „Bank online“ genau diese Möglichkeit. Gleichen Sie problemlos jede Kontobewegung auf Ihrem elektronischen Kontoauszug mit den digitalisierten Eingangs- und Ausgangsrechnungen ab.
Bezahlen Sie hochgeladene Belege unmittelbar über die Bankschnittstelle und geben Sie Lohnzahlungen frei. Schnell und sichere Bezahlung mittels vorausgefüllter Zahlungsträger.
Filtern Sie nach offenen und gezahlten Rechnungen oder kontrollieren Sie den Bearbeitungsstatus der Belege. Bank online bietet Ihnen eine hohe Transparenz, sodass die korrekte Abbuchung, das Ziehen von Skonti oder das Begleichen von Teilzahlungen schnell und einfach ersichtlich ist.

Mail-Schnittstelle

Mit „Upload Mail“ haben Sie die Möglichkeit per E-Mail empfangene Rechnungen im pdf-Format einfach und schnell in Unternehmen online hochzuladen und für den Steuerberater zur Verfügung zu stellen.

 

Sie haben noch keinen Unternehmen online Zugang und benötigen weitere Informationen? Gerne beraten wir Sie und zeigen Ihnen die Möglichkeiten auf, die Unternehmen online bietet, um Ihr Unternehmen mit Ihrem Steuerberater zu verknüpfen.

Zum Kontaktbereich

Betreuung

Installation & Einrichtung

Um die Prozesse zwischen Ihrem Unternehmen und dem Steuerberater zu optimieren und vor allem auch zu digitalisieren, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein, die wir vorab selbstverständlich mit Ihnen besprechen werden.

Folgende Kriterien müssen erfüllt sein:

  • Verfügbarkeit eines Internetzugangs
  • Windows 10 als zentrales Betriebssystem auf Ihren Unternehmen-PCs
  • Administratorzugang für das Betriebssystem
  • Multifunktionsgerät oder Scanner, der lokal oder im Netzwerk betrieben wird

Wir beraten Sie und übernehmen die Einrichtung der nötigen Hard- und Softwarekomponenten, die für die Prozessoptimierung und die digitale Anbindung an den Steuerberater erforderlich sind.

Service

Neben der Einrichtung und Installation kümmern wir uns selbstverständlich auch um die nötige Einweisung und den Support des digitalisierten Prozesses. Neben einer telefonischen Ersteinweisung, lassen wir Ihnen Dokumentationsunterlagen zukommen, die Ihnen den neu integrierten Prozess Schritt für Schritt verstehen lassen.

Ist dieser Prozess bei Ihnen erfolgreich in den Arbeitsalltag integriert, stehen wir Ihnen bei weiteren Fragen oder auftretenden Problemen zur Seite und halten Sie gerne über technische Neuerungen für die Zukunft auf dem Laufenden.

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Digitalisierte Belege
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Vorgenommene Installationen
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Zufriedene Mandanten

Verfahrensdokumentation

Verfahrens- dokumentation

  • … zur geordneten Belegablage

Zur Einhaltung der in Randziffer 85 GoBD geforderten Belegsicherung der Grundbuchaufzeichnungen.

  • … zur ordnungsgemäßen Kassenführung

Erforderlich für bargeldintensive Unternehmen, die ein Kassensystem betreiben.

  • … zum Ersetzenden Scannen

Erforderlich, um Belege ersetzend scanne und vernichten zu können.

Anforderungen

Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens müssen enthalten sein. Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, schlüssig und verständlich sein. Verfahren und Verfahrensdokumentation müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist einander entsprechen, d.h. die Verfahrensdokumentation muss ggf. angepasst und historisiert werden.

Bestandteile

Eine Verfahrensdokumentation besteht üblicherweise aus folgenden Bestandteilen:

  • Allgemeine Beschreibung
  • Anwenderdokumentation
  • Technische Systemdokumentation
  • Betriebsdokumentation

Ziel

Ziel der Verfahrensdokumentation ist es, dass ein Sachverständiger Dritter (Betriebsprüfer) in der Lage ist, das Unternehmen sowie das eingesetzte System anhand dieser Dokumentation in vorgegebener Zeit nachvollziehbar zu prüfen.

Wir erstellen Ihre Verfahrensdokumentation!

Vorteile

  • Hohe Rechtssicherheit und Vermeiden des Verdachts auf Vorsatz oder Leichtfertigkeit
  • Bestehende Prozesse im Unternehmen werden dokumentiert ggf. hinterfragt und optimiert
  • Verfahrensdokumentation und revisionssicheres Archiv sind die Voraussetzungen, um Papierbelege vernichten zu können
  • Regelt die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Unternehmen
  • Schafft Transparenz und beinhaltet wichtige Informationen für das Risiko- und Qualitätsmanagement

Prozessablauf

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Erstgespräch

Erstberatung mit Identifizierung der notwendigen Verfahrensdokumentation.

Verfahrensdokumentation

Ersteinrichtung der individuellen Verfahrensdokumentation.

Einweisungsprotokolle

Erstellung von Einweisungsprotokollen für die beteiligten Personen am Prozess.

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Dokumentationsvorlagen

Erstellung von Vorlagen zur unterjährigen Dokumentation der Veränderungen.

Überprüfung

Jährliche Überprüfung der Verfahrensdokumentation inkl. Aktualisierung.

Nachweiserstellung

Erstellung eines Überprüfungsberichts als Nachweis für die Finanzverwaltung.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie uns!

02581 78949-0

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Kontaktinformationen

Dr.-Rau-Allee 82 | 48231 Warendorf

02581 78949-0

info@hp-digitax.de

Mo. - Do. 8:00 - 17:00 | Fr. 8:00 - 12:00

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